Modern Workplace - Alles Teams oder was?

Modern Workplace - Alles Teams oder was?

Der neue Knotenpunkt in der Microsoft 365-Welt

Wer in letzter Zeit die Microsoft Beiträge verfolgt und sich die Customer Success Stories ansieht, kommt leicht auf den Gedanken, dass Microsoft Teams inzwischen das allein seelig machende Tool für den Future Workplace ist. Tatsächlich ist es auch so, dass in Microsofts 365-Welt dieses Tool der zentrale Knotenpunkt ist, an dem alle anderen Werkzeuge angedockt werden. Kaum eine App kommt noch daran vorbei, oder wird es in Zukunft tun. Ein Blick auf die zentralen Funktionalitäten und die möglichen Erweiterungen macht dies schnell deutlich:

Nativ in Teams integriert:

  • Telefonie
  • Anrufbeantworter
  • Meetings
  • Chats
  • Konferenzräume
  • Videoaufzeichnung
  • Audioaufzeichnung
  • Dokumenten-Upload, Verteiliung und Bearbeitung
  • Kollaborations-Teams und Channels

Die gute Integration aller bestehenden Office Tools ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Häufig spielt es keine Rolle, ob man Office nun direkt oder über den Teams Client bedient. Alles wesentliche ist vorhanden. Und der Austausch erfolgt in Echtzeit.

Funktionen aus Apps, die direkt in Teams eingebettet sind:

  • Aufgabenplanung und -verwaltung (Planner)
  • Aufbau einer Wissenssammlung (Wiki)
  • Verwaltung von Development-Projekten (Azure Boards)
  • Formulare (Forms)
  • Kontaktbuch (Who)
  • Workflows (Flow)
  • Social Networking (Yammer)
  • Notizblock (OneNote)
  • Wetterinformationen (Weather)
  • Videos (Stream)
  • Dynamics 365
  • PowerApps
  • ...

Bereits die letzten Apps zeigen, welche Funktionsvielfalt in Teams inzwischen integriert ist. Es handelt sich tatsächlich um ein zentrales Dashboard, dass viele andere ersetzt.

Dazu kommen noch diverse Apps, die von Third Party Herstellern eingebunden werden. Die wichtigsten sind:

  • JIRA (Projektmanagement)
  • ServiceDesk Plus Cloud (Servicemanagement nach ITIL)
  • Youtube (Video)
  • Cisco Webex (Konkurrenz-Kommunikationstool)
  • Adobe Sign (Digitale Unterschift)
  • Adobe Creative Cloud Confluence …
  • ...

Die App-Übersicht kann einen erschlagen. Hunderte Apps sind inzwischen integriert. Die Kategorien zeigen bereits, welche Funktionsvielfalt hier zu finden ist.

Die Liste lässt sich beliebig lang gestalten. Doch bereits an dieser kleinen Auswahl der relevantesten Tools sehen wir die Stärke von Teams. Statt sich in Konkurrenz mit diesen Produkten zu begeben, bindet es sie einfach ein und reduziert somit das Konfliktpotenzial der Tools.

Teams verfolgt den Ansatz das zentrale Unternehmensdashboard zu werden. Alle relevanten Tätigkeiten sollen künftig aus einer Hand erfolgen. Außerdem soll langfristig eine zentrale Intelligenz über das Ganze gelegt werden. So ist es das Ziel, dass z.B. alle bestehenden Aufgaben aus verschiedenen Teams und Tools in der zentralen Aufgabenliste dargestellt werden. Sie haben Aufgaben in Teams, SharePoint und Azure DevOps? Künftig findet sich so etwas in der zentralen Liste. Ein Klick genügt, um darauf abzuspringen.

Dieses Konzept des Universaltools ist nicht gänzlich neu. So hat vor allem Lotus Notes genau diese Idee zum Leben erweckt. In einem zentralen Tool konnte ich eigene Applikationen schreiben, meine Nachrichten verwalten und auch ein Wiki pflegen. Doch dieser Vorteil wurde schließlich auch zum Sargnagel von Lotus Notes. Denn dieser schwerfällige Kolos konnte nicht an moderne Umgebungen angepasst werden und hat sich aufgrund von Kompatibilitätsfragen nicht schnell genug gemausert.

Oft verkauft, umbenannt und für tot erklärt. Noch immer ist HCL Notes in vielen Konzernen vertreten. Der monolithische Ansatz macht eine Migration teuer und aufwändig. Teams geht hier einen anderen Weg.

Microsoft Teams geht hier einen anderen Weg. Über Microservices werden bestehende Tools lediglich mit einem Teams-Frame umgeben. Das eigentliche Tool ist ein eigener Dienst, der sich unabhängig von Teams entwickeln kann. Wir erhalten also lediglich ein Fenster in diese Datenwelt. Dadurch bleibt Teams relativ schlank und flexibel.

Außerdem hat Microsoft in der Vergangenheit schon bewiesen, dass es in M365 keine Angst davor hat, bestehende Zöpfe abzuschneiden. Das ist in erster Linie für Firmen und Dienstleister äußerst ärgerlich. Hat man gerade einen Service auf der aktuellen Microsoft 365 Plattform gebaut, kann es sein, dass diese Funktionalität im nächsten Release schon wieder obsolet ist. Und diese Updates werden zwar bei Microsoft angekündigt, lassen sich jedoch nicht ohne weiteres verzögern. Vergisst man mal die Update-Logs zu lesen, oder übersieht man eine Meldung, kann man schnell von der Änderung überrascht werden. Dann muss die eigene Applikation dann mit heißer Nadel wieder reparieren oder eine Alternative suchen.

Doch genau dieser Umgang mit Altlasten macht Teams auch zukunftssicher. Denn so ärgerlich es für die Anwender auch ist, so ist diese Systemhygiene wichtig. Wir reden bei der Cloud nicht mehr von einem Tool, was nach 5 oder 10 Jahren durch seinen Nachfolger abgelöst wird. Vielmehr haben wir mit Microsoft Teams potenziell ewig zu tun. Die Zukunft wird zeigen, wie lange das System lebt. Ein Enddatum ist im Moment jedenfalls nicht abzusehen.

Aber zurück zur Ausgangsfrage. Alles Teams oder was? Irgendwie schon. Zumindest, wenn man in Microsoft 365 einen komfortablen Überblick über seine Landschaft haben will. Und Microsoft treibt diese Entwicklung immer weiter voran. Natürlich kann man seine Funktionen auch auf Microsoft SharePoint zentralisieren, oder man verzichtet ganz darauf. Aber nur dieser Zusammenschluss ermöglicht es dem Nutzer in der schnelllebigen Cloud-Umgebung einen Fixpunkt zu haben.

Nutzer wechseln nicht gerne das System. So gesehen ist es besser, wenn man einen zentralen Einstieg hat, auf dem sich immer mal eine Funktion verändert. Die Alternative wäre eine endlose Favoritenleiste im Browser, die immer wieder zu toten Links führt, während man andere Tools gar nicht erst kennen lernt. So etwas wäre der Todesstoß für die Kollaborations- und Teammentalität in einem Unternehmen.

Der Tipp ist daher, machen Sie sich mit Teams vertraut und schauen Sie, was von Ihren Tools dort bereits heute sinnvoll integriert werden kann. Gerne helfen wir dabei mit einem Workshop, bei dem wir Ihr individuelles Future Workplace Konzept planen und umsetzen. Fragen Sie unsere Experten und nehmen Sie kontakt mir uns auf. Wir freuen uns auf Sie.

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