Teams, Yammer, SharePoint

Teams, Yammer, SharePoint

Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Dreiergespanns Teams, Yammer und SharePoint

Gefühlt bringt Microsoft in seiner Office 365 / Microsoft 365 Suite jeden Monat neue Funktionalitäten und Tools raus. Auch haben viele Leute den Eindruck, dass sich viele Tools überschneiden und die gleiche Funktion abbilden. Ein Beispiel ist hier das Dreiergespann SharePoint, Teams und Yammer. Zunächst wurde der SharePoint von seiner OnPremise Welt in die Cloud gehoben und ihm wurde mit den SharePoint Gruppen eine neue Möglichkeit der Kollaboration gegeben. Zeitgleich wurde mit dem Gang in die Cloud auch Yammer als Unternehmensnetzwerk bereitgestellt. Schließlich wurde im Laufe der Zeit aus Skype for Business die Teams App gestrickt und damit noch ein Tool für Gruppen und Kollaboration geschaffen. In diesem Artikel möchten wir euch zeigen, wo die Gemeinsamkeiten und Unterschiede liegen und eine grundsätzliche Strategie aufzeigen.

Grundverständnis von Unternehmenskommunikation

Damit wir verstehen, wie diese Themen zusammenhängen und wie sie sich abgrenzen, benötigen wir zunächst ein Grundverständnis der Unternehmenskommunikation. Grundsätzlich wird dabei in 3 verschiedene Kommunikationsformen unterschieden.

Hierarchische Kommunikation

Die Bekannteste ist die hierarchische Kommunikation. Hier werden Anweisungen von Oben nach Unten gegeben und Anfragen von Unten nach Oben gestellt. Klassische Vertreter dieser Form sind das Intranet als Kommunikation von Oben nach Unten und der Urlaubsantrag für Kommunikation von Unten nach Oben. Die Prozesse sind stark standardisiert und dafür ausgelegt, dass eine Person mehrere Hundert oder Tausend erreichen kann. Umgekehrt ist es den Hunderten jedoch nicht möglich direkt auf die Hierarchiespitze zuzugehen, sondern es wird über andere Hierarchiestellen geklärt. Beispielsweise der Teamleiter.

Um diese Prozesse abbilden zu können wurde der SharePoint Publishing Bereich geschaffen. Er enthält klassischerweise das Intranet und allgemeine Geschäftsprozesse. Angereichert wird er heutzutage um Self-Service-Dienste. Doch all das ist dafür ausgelegt, dass viele Mitarbeiter mit möglichst wenig Aufwand erreicht werden. Dafür gibt es eine hohe Form der Standardisierung dieser Oberflächen. Jeder in der unteren Hierarchie nutzt dieses Tool identisch.

Wir halten fest, Hierarchische – oder Linienkommunikation ist dafür geschaffen, dass die Geschäftsführung leicht alle Leute im Unternehmen ansprechen kann. Die Prozesse sind stark standardisiert und übersichtlich gestaltet. Das Intranet mit seinem News-Bereich ist der klassische Vertreter dieser Kommunikation.

Das klassische Intranet enthält vor allem redaktionelle Inhalte und ist im Design des Unternehmens gehalten

Projektkommunikation

Die Projektkommunikation ist im Gegensatz zur hierarchischen Kommunikation nicht horizontal, sondern vertikal strukturiert. Was heißt das? Statt hier von Oben nach Unten zu kommunizieren, arbeiten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. So kann es z.B. sein, dass für das Projekt „New Workplace“ Kollegen aus dem Marketing mit den Entwicklern und den Designern zusammenarbeiten. Hier wird die Kommunikation also auf Projektebene stattfinden. Alle arbeiten gemeinsam an Dokumenten und tauschen sich direkt miteinander aus. Für diese Art der Kommunikation wurden die SharePoint Gruppen geschaffen, die aus dem OnPrem Collaboration-Feature hervorgegangen sind. Beide sind schließlich in den Teamräumen von Microsoft Teams aufgegangen. Jeder, der an einem Projekt mitarbeitet wird in das Team aufgenommen und kann nun an gemeinsamen Dokumenten arbeiten, in dem Teamraum in die Kommunikation gehen, oder direkt aus dem Team heraus ein Meeting veranstalten. Alles ist darauf ausgelegt, dass sich die Mitglieder des Teams möglichst unkompliziert austauschen können. Kollegen, die nicht in diesem Team sind, werden davon nichts mitbekommen. Auf starre Prozesse wird an dieser Stelle fast vollständig verzichtet. Es gibt vielleicht eine Organisation, die sich das Team gegeben hat – wie zum Beispiel Scrum – aber auf eine Steuerung von außen wird verzichtet. Es gibt keinen redaktionellen Prozess, den man einhalten muss.

Projektkommunikation findet entweder in einem Team oder Projekt statt und ist immer gegenüber der Außenwelt abgeschlossen. Innerhalb des Teams findet eine sehr kollaborative Kommunikation und Zusammenarbeit statt.

Wir halten fest, Projektkommunikation ist auf ein spezifisches Team ausgerichtet. Die Leute innerhalb des Teams können sich direkt und ohne Formalisten austauschen. Leute außerhalb des Teams wissen nicht, was im Team passiert. Ein Projekt oder ein fachliches Team sind typische Vertreter dieser Kommunikationsform.

Netzwerkkommunikation

Die Netzwerkkommunikation wird häufig nicht im Unternehmen wahrgenommen, da sie die natürlichste und einfachste Struktur ist. Es gibt keine konkreten Richtlinien und Verhaltensmuster, sondern jeder kann sich einfach mit den anderen Leuten seines Netzwerkes austauschen. Diese Form wird beispielsweise in der Kantine gelebt. Der Mitarbeiter setzt sich an einen Tisch und bekommt alle Informationen aus seinem Umfeld mit. Ob sie ihn nun direkt betreffen, oder ob er sie nur durch Zufall aufschnappt. Ist es für Ihn von Interesse, z.B. was der Nachbar sagt, kann er mit dem anderen direkt in Kontakt treten. Auch auf öffentlichen Foren und in Social Media wird diese Art der Kommunikation häufig praktiziert. Alles, was ich schreibe und sage ist öffentlich und kann von jedem Interessierten aufgenommen werden. Es gibt keine Schranken der Kommunikation.

In dieser Art der Kommunikation entsteht das größte kreative Chaos, da man nicht weiß, welcher Gedanke oder welches Thema als Nächstes auf einen zukommt. Es besteht also die Chance, dass man mit einem völlig neuen Gedanken auf eine gute Idee in seinem eigenen Fachbereich gebracht wird. Führungskräfte in Unternehmen nutzen häufig die Form des Business-Lunch, um sich mit bisher unbekannten Managern zu treffen und gemeinsam über den jeweiligen Arbeitsbereich zu reden.

Microsoft hat diese Form der Kommunikation in Yammer abgebildet. Die Gruppen ermöglichen es, dass man den Themen etwas mehr Struktur gibt. So bekommt man hier direkt die Informationen, die man sucht. Allerdings gibt es auch direkt auf der Startseite den Kanal „Discovery“ oder im deutschen „Entdecken“. Hier werden alle Informationen aus allen Gruppen dargestellt. Es gibt im Gegensatz zu Teams im Standard keine privaten Gruppen. So werden auch Informationen aus Gruppen geteilt, denen man selbst nicht folgt. Und man kann auch darauf antworten und in die Kommunikation eintauchen. Wir haben hier also eine Form von kreativen Chaos.

Hier sind Informationen für alle zugänglich. In diesem Fall sind sogar Informationen mit anderen Firmen, bspw. Tochterfirmen übertragbar.

Wir halten fest, die Netzwerkkommunikation ist die natürlichste Form der Unterhaltung. Informationen kommen ungefiltert aus allen Richtungen und sind nicht fachlich reduziert. Auch gibt es hier keine Richtlinien, wie Informationen verbreitet werden. Jeder kann einer Unterhaltung jederzeit folgen oder sich daran beteiligen. Die Unterhaltung in der Kantine oder der Teeküche ist der typische Vertreter dieser Kommunikation.

Zusammenfassung

Obwohl viele Funktionen in den einzelnen Modulen mehrfach vorhanden sind, hat jedes der drei Werkzeuge seine eigene Berechtigung und einen anderen Blick auf die Kommunikation in den Unternehmen. Werden die Stärken der jeweiligen Tools klar kommuniziert, kann so ein echter Mehrwert in der Unternehmenskommunikation stattfinden. Nachfolgend noch einmal verkürzt, was wir in diesem Blog gelernt haben:

Natürlich stehen wir Ihnen gerne in der Beratung Ihrer eigenen Unternehmenskommunikation zur Seite. Nicht jedes Unternehmen hat die gleiche Kultur, oder die gleichen Anforderungen. Gemeinsam finden wir heraus, welche Form für Sie am besten passt. Vereinbaren Sie jetzt einen Kennenlern-Workshop mit unseren Modern Workplace Experten und nutzen Sie hierfür das nachstehende Kontaktformular

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