Projektreferenzen

Endlich alles im Blick - automatisiertes Lizenzmanagement mit Matrix42

Endlich alles im Blick - automatisiertes Lizenzmanagement mit Matrix42

Bereich

Workspace Management

Projektinhalt

Automatisiertes Lizenz- und Asset-Management

Kunde

Behörde in Rheinland-Pfalz

Branche

Öffentlich-rechtliche Einrichtung, Rheinland-Pfalz

Das mühevolle Erfassen von Lizenzbeständen hat ein Ende - eine automatisierte Lösung bringt Transparenz und das auf Knopfdruck

Lizenzverwaltung und Asset-Management erledigte man bei einer großen rheinland-pfälzischen Behörde lange Zeit in Handarbeit. Das war bei Hunderten von Clients nicht nur mühevoll; es fehlte vor allem ein klarer Überblick über die tatsächlichen Bestände an Assets und Softwarelizenzen. Mit Matrix42 Physical brachte ISD Licht ins Dunkel – und vereinfachte die Arbeitsprozesse in der Einrichtung grundlegend.

Aufgabe

Zu viele bezahlte Lizenzen, falsche oder einfach so genutze Lizenzen - dahinter verbargen sich Kosten und Risiken, die man in der Behörde nicht länger tragen wollte. Auch war der Arbeitsaufwand für die Datenpflege viel zu hoch.

Herausforderung

Die manuelle Erfassung von Lizenz- und Assetbeständen beanspruchte oft mehrere Tage und es blieben dennoch Unklarheiten über die genauen Bestände oder über eine mögliche Über- oder Unterlizenzierung.

Lösung

ISD erweiterte die bereits bestehende Matrix42 Empirum Automation auf Matrix42 Physical. Seitdem ist das Lizenzmanagement weitgehend automatisiert. Aktuelle Lizenzbilanzen erstellt die Behörde seitdem auf Knopfdruck.

„Eine Lizenzbilanz bedeutete für die Behörden-IT jedes Mal mehrere Tage Arbeit“, beschreibt Marco Mestrum, Leiter der Geschäftsstelle Mainz bei ISD GmbH. „Dementsprechend groß waren die Zeitabstände zwischen den Bilanzen – und entsprechend unklar war der tatsächliche Lizenzbestand zum Zeitpunkt beispielsweise einer Neuinstallation.“ Rechner installierten die IT-Mitarbeiter teils manuell, teils über eine automatische Softwareverteilung. Da sie keine Möglichkeit hatten, den Status der Softwarelizenzen auf den Tag genau einzusehen oder automatisch zu validieren, bestanden letztlich oft mehr Lizenzen als nötig, für Software, die eigentlich nicht in Benutzung war.

Umsetzung

Rahmenvereinbarung zwischen Land und ISD
Zu viele bezahlte Lizenzen, falsche oder einfach so genutzte Lizenzen: Dahinter verbargen sich Kosten und Risiken, die man in der Behörde nicht länger tragen wollte und konnte. Die Einrichtung beauftragte deshalb ISD GmbH in Mainz mit der Lösung des Problems. Behörden in Rheinland-Pfalz arbeiten seit 2003 mit ISD zusammen, wenn es um das Thema Matrix42 geht. Seit 2008 besteht zwischen dem Land und ISD eine Rahmenvereinbarung für die Nutzung und Wartung der IT-System-Management-Lösung Matrix42 Empirum. Da man mit der Einführung von Empirum positive Erfahrungen gemacht hatte, dehnte das Land Anfang 2012 den Rahmenvertrag auf weitere Produkte der Matrix42 aus – so auch auf Matrix42 Physical.

Matrix42 Physical
Seither laufen Lizenzverwaltung und Asset-Management bei der Behörde hoch effizient und transparent, da automatisiert über Matrix42 Physical. Die IT hat einen genauen Überblick über sämtliche Hard- und Software, erhält jederzeit detaillierte, aktuelle Bestandsdaten und kann bequem die Nutzung von Lizenzen und Assets verfolgen. „Mit der Matrix42-Lizenzmanagement-Lösung bekommt unser Kunde auf Knopfdruck, was ihn früher Tage kostete“, betont Marco Mestrum. Lizenzdaten lassen sich einfach importieren, steuern und abgleichen. Möglich ist beispielsweise die Installation des License Intelligence Service (LIS): Er führt die größten Softwarehersteller mit ihren Metriken und Lizenzarten auf und kann dadurch die vorhandenen Lizenzen vollautomatisch erkennen und validieren. So müssen Mitarbeiter lediglich die Käufe eingeben, und das System erkennt über die Inventarisierung eigenständig, zu welcher Installation die Daten gehören. Alle Einzelheiten zu den jeweiligen Assets sind sauber gespeichert und damit sofort zur Hand, von den Rechnungsdetails über die SAP-Bestellnummer bis zum Wartungsvertrag.


Rechtssicherheit rauf, Kosten runter.
Dank Matrix42 Physical vermeidet die Behörde lizenzrechtliche Verstöße – und sie bewahrt sich vor überflüssigen Kosten. Per Pooling zum Beispiel lassen sich Lizenzen nun intern austauschen, sodass sie an anderer Stelle weitergenutzt werden können, falls ein Mitarbeiter sie abbestellt. Anhand der gut verwertbaren Daten, die die EDV unter anderem aus der Nutzungsverfolgung zieht, kann sie zudem wesentlich besser als früher einschätzen, wie sich der Bedarf an Assets und Lizenzen künftig entwickeln wird. Das ermöglicht eine wesentlich effizientere Planung. Und was ganz entscheidend ist: „Seitdem die Behörde die Matrix42-Lizenzmanagement-Lösung nutzt, gehören Überlizenzierungen endlich der Vergangenheit an“, sagt Marco Mestrum. „Sie bezahlt jetzt nur noch so viele Lizenzen, wie sie tatsächlich nutzt.“

Eingesetzte Technologien

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